Aprire un conto, firmare un finanziamento, stipulare un atto dal notaio: a ogni passaggio la società deve indicare il proprio titolare effettivo. Per una piccola s.r.l. con due soci la risposta è semplice. Quando ci sono holding, gruppi o fondi di investimento, invece, molte imprese sbagliano, e l’errore non è senza conseguenze.
Che cos’è il titolare effettivo
È la persona fisica, o le persone fisiche, a cui la società “appartiene” davvero, perché ne possiede o ne controlla in ultima istanza il capitale (art. 20 del d.lgs. 231/2007, la normativa antiriciclaggio). Non è un concetto formale: bisogna risalire la catena delle partecipazioni fino a trovare una persona in carne e ossa.
Il metodo: tre criteri, in quest’ordine
La legge prevede tre criteri da applicare uno dopo l’altro. Si passa al successivo solo se il precedente non dà una risposta.
- La proprietà. È titolare effettivo chi possiede, direttamente o tramite altre società, più del 25% del capitale. Se la società è posseduta al 100% da una holding, la percentuale si “trasmette” lungo la catena: chi ha il 30% della holding ha, indirettamente, il 30% della società.
- Il controllo. Se nessuno supera il 25%, si guarda a chi controlla: chi ha la maggioranza dei voti in assemblea, chi ha voti sufficienti per un’influenza dominante, o chi la esercita in forza di particolari accordi.
- Il criterio residuale. Solo se i primi due non portano a nessuno, il titolare effettivo coincide con chi ha i poteri di rappresentanza, amministrazione o direzione della società: di regola gli amministratori.
L’ultimo criterio non è una scorciatoia. Non si può usare perché la catena è lunga o i soci sono esteri: si usa solo quando è davvero impossibile trovare una persona a monte, e le ragioni vanno documentate e conservate.
Un esempio: la società partecipata da un fondo
È il caso che oggi crea più dubbi. Immaginiamo una s.r.l. posseduta, attraverso una o più holding, da un fondo di investimento che ha la maggioranza, e da alcuni soci persone fisiche con quote minori.
- Proprietà: per i soci persone fisiche si verifica se, risalendo la catena, qualcuno supera il 25%. Per il fondo si chiede al gestore una dichiarazione che indichi se qualche investitore supera la soglia. Se nessuno la supera, il primo criterio ha esito negativo, ma deve essere documentato.
- Controllo: il fondo ha la maggioranza dei voti. Un fondo, però, non ha una volontà propria: decide il gestore. Bisogna quindi verificare chi possiede e chi controlla la società di gestione, e chi prende davvero le decisioni di investimento e di voto. Se emerge una persona fisica, è lei il titolare effettivo.
- Criterio residuale: solo se nemmeno così si trova nessuno, si indicano gli amministratori. Con un consiglio di amministrazione è prudente indicarne tutti i componenti, compresi quelli senza deleghe: un nome in più non comporta conseguenze, ometterne uno espone a sanzioni e crea problemi con banche e finanziatori.
Un dettaglio da non trascurare: se un socio ha una quota vicina al 25%, ogni aumento di capitale, esercizio di opzioni o riacquisto di quote può fargli superare la soglia e cambiare il titolare effettivo.
Cosa conviene fare
- Disegnare la catena delle partecipazioni fino alle persone fisiche, con visure aggiornate di ogni società.
- Applicare i tre criteri nell’ordine, senza saltare passaggi.
- Conservare i documenti che giustificano la scelta, comprese le dichiarazioni dei soci esteri o dei gestori dei fondi.
- Aggiornare l’indicazione dopo ogni operazione sul capitale, fusione o cambio di amministratori.
Fonti: artt. 20, 22 e 55 del d.lgs. 231/2007; art. 2359 c.c.
Le informazioni di questo articolo hanno carattere generale e non sostituiscono una consulenza sul caso specifico. Per valutare la vostra situazione potete contattare lo Studio.